Cérémonie de remise des trophées : bien la préparer

Dans la plupart des team buildings, on soigne le jeu, la logistique et les transferts. La cérémonie de clôture, elle, arrive souvent en fin de préparation, quand il reste peu de temps pour la penser. C'est dommage : c'est le moment où les participants se retrouvent, où l'effort collectif est reconnu et où l'événement prend sa place dans le souvenir de chacun.

Pour les responsables RH, les office managers, les agences événementielles et les DMC, une cérémonie bien préparée est aussi un outil de pilotage : elle referme l'événement proprement et permet de passer au débrief. Voici comment l'aborder avec TeamLab by QuestRides, conçu à Marrakech, où il est disponible aujourd'hui.

Pourquoi la cérémonie compte autant que le jeu

Une chasse au trésor, un jeu de piste ou une course d'orientation produisent de l'énergie, de la tension et des moments partagés. Sans temps de clôture, cette énergie retombe d'un coup : les équipes se dispersent, chacun rentre de son côté et personne ne conclut l'expérience ensemble.

La cérémonie remplit trois rôles :

• Reconnaître le travail des équipes, y compris celles qui ne finissent pas en tête.
• Rassembler tout le monde au même endroit, dans une ambiance différente de celle du jeu.
• Relier l'expérience aux objectifs de départ : cohésion, communication, intégration d'une nouvelle équipe, etc.

Choisir un lieu dédié, distinct de l'arrivée

Une règle simple de TeamLab

Chez TeamLab, la cérémonie a lieu dans un lieu dédié, jamais sur le lieu d'arrivée de la chasse. Cette règle a une raison pratique : les équipes n'arrivent pas toutes en même temps. Si la remise des trophées se tenait sur le point d'arrivée, les premières équipes attendraient les dernières dans un cadre qui n'a pas été pensé pour cela. Un lieu séparé permet de regrouper tout le monde, de souffler, de s'installer et de commencer la cérémonie quand chacun est présent.

Les questions pratiques à régler

Le choix du lieu se prépare en même temps que le reste du séjour. Quelques points à poser dès le départ :

• Le transfert entre l'arrivée du jeu et le lieu de la cérémonie : comment les participants s'y rendent, et qui les accompagne.
• Le repas : la cérémonie se tient-elle avant, pendant ou après ? Un moment de convivialité autour d'une table donne souvent un meilleur rythme qu'une remise de trophées isolée.
• L'ambiance : un espace où l'on peut s'asseoir, s'entendre et se voir, avec de quoi mettre en valeur chaque équipe.
• L'accès : le lieu doit être simple à rejoindre pour l'ensemble du groupe, sans improvisation de dernière minute.

Ces éléments (transferts, repas, cérémonie, séjour complet) font partie des sujets abordés lors du cadrage en ligne.

Construire le palmarès : trophées, distinctions, prix du jury

TeamLab prévoit des trophées, des distinctions et un prix du jury. L'enjeu est de décider à l'avance ce que vous souhaitez valoriser, pour que la remise ne se résume pas à un podium.

Valoriser les équipes, pas les individus

TeamLab ne produit aucune note individuelle, aucun profil psychologique et aucun classement des personnes. C'est un choix assumé, et il simplifie la cérémonie : on distingue des équipes, avec leur nom, leur histoire et leur progression, jamais des collègues les uns par rapport aux autres. Pour une direction RH, c'est une garantie de ton : l'événement reste un moment collectif et bienveillant.

Varier les distinctions

Si seule l'équipe la plus rapide repart avec un trophée, les autres risquent de regarder la cérémonie de loin. Il est plus engageant de prévoir plusieurs angles, que vous définissez avec nous selon vos objectifs. Quelques pistes :

• l'esprit d'équipe ou la cohésion observée pendant le jeu ;
• la persévérance d'une équipe qui a dû se réorganiser en cours de route ;
• la créativité dans les réponses ou les missions ;
• un prix du jury, pour une équipe que l'organisation souhaite mettre en avant.

Définissez aussi qui compose le jury et sur quels critères il délibère, afin que les décisions soient comprises de tous.

Caler le déroulé grâce à la régie en temps réel

Pendant le jeu, l'organisateur voit la progression de chaque équipe, le temps écoulé depuis que sa position a bougé, et les équipes en pause ou hors ligne. Cette position est transmise par le téléphone référent de l'équipe, jamais par un suivi individuel des participants.

Ce suivi sert aussi à préparer la cérémonie : vous savez où en sont les équipes, donc quand organiser les transferts et quand ouvrir la salle. Si le déroulé doit être ajusté, la régie propose six interventions : étape de réserve, mission surprise chronométrée, gel, ralentissement, pause et reprise. Avant chaque intervention, elle annonce sa cible, son effet et sa durée, et aucune ne s'applique pendant qu'une équipe se déplace. Vous gardez ainsi la main sur le rythme global sans perturber les participants en pleine progression.

Les talismans entre équipes (Givre, Sablier, Mirage, Égide), proposés en option, ajoutent des rebondissements. Pensez à en tenir compte dans le récit de la cérémonie : ils font partie de l'histoire que chaque équipe aura vécue.

Faire de la cérémonie le point de départ du débrief

TeamLab conserve un journal des événements et une chronologie du jeu. Ces éléments servent de support au débrief : on peut revenir sur les moments clés, les choix des équipes et les temps forts, plutôt que de se fier aux seuls souvenirs.

Une bonne pratique consiste à ouvrir la cérémonie par un court retour sur le déroulé du jeu, puis à enchaîner sur la remise des trophées. Vous pouvez ensuite proposer un échange en petits groupes sur ce que l'expérience a révélé du fonctionnement collectif. Les participants se sont inscrits avec un simple prénom, sans e-mail ni numéro de téléphone : la discussion porte sur les équipes et leurs méthodes, pas sur des données personnelles.

La checklist de préparation

Que vous soyez en entreprise ou en agence, voici les points à valider avant le jour J :

1. Objectifs : que doit refléter la cérémonie (cohésion, intégration, reconnaissance) ?
2. Lieu dédié : choisi, réservé et distinct de l'arrivée de la chasse.
3. Transferts : itinéraires et accompagnement prévus pour chaque équipe.
4. Palmarès : trophées, distinctions et prix du jury définis, jury composé.
5. Staff : TeamLab compte cinq rôles de staff, dont sécurité et observateur. Répartissez-les aussi pour la fin de journée. L'organisateur peut piloter lui-même, sans technicien.
6. Langues : le jeu mobile est disponible en français, anglais, arabe et darija côté participant ; pensez à adapter la prise de parole de la cérémonie au public présent.
7. Repas et animation : le déroulé de la soirée ou de la fin de journée est calé.

Les agences événementielles et les DMC peuvent intégrer TeamLab à leurs séminaires, et le client peut être autonome sur sa quête si l'accès lui est accordé. Plus d'informations sur la page dédiée aux agences.

En résumé

Une cérémonie réussie se prépare comme le jeu lui-même : un lieu dédié, un palmarès collectif pensé à l'avance, un déroulé calé sur la progression des équipes et un débrief appuyé sur le journal des événements. Elle transforme une belle journée en expérience dont les participants se souviennent, et que les organisateurs peuvent relier à leurs objectifs.

Vous préparez un team building à Marrakech ? Décrivez vos objectifs, vos participants, le format, les transferts, les repas et la cérémonie via le cadrage en ligne : vous recevrez une proposition adaptée, sous forme de devis sur mesure. Vous pouvez aussi découvrir TeamLab avant de vous lancer.